Utomhusevent: tips för att planera och genomföra

Med rätt förberedelser och strategier inför ditt utomhusevent skapar du en minnesvärd upplevelse för dina gäster. Event utomhus har, till skillnad från inomhusevent, några fler saker att ta hänsyn till inför och under genomförandet, som du löser lätt med rätt planering. Här är några praktiska tips för att hjälpa dig att lyckas med ditt event utomhus.

Eventets syfte och målgrupp

Innan du börjar planera ett event, inomhus eller utomhus, så är det viktigt att bestämma syftet och målgruppen. Då kan du fokusera på rätt aktiviteter och marknadsföring för att nå ut till din tilltänkta målgrupp. Till exempel, om ditt event är ett after work event för kunder bör du fokusera på att boka en duktig DJ, ordna mingelytor och skapa en avslappnad atmosfär. Om det däremot är en företagskonferens bör du prioritera professionella talare, scenbyggande och nätverksytor.

Välj rätt plats för utomhuseventet

Se till att välja en plats som är lättillgänglig och har tillräckligt med utrymme. Kontrollera också vilka tillstånd som krävs för att använda platsen och säkerställ att du följer alla lokala regler och säkerhetskrav. En bra plats för ett utomhusevent bör också ha tillgång till grundläggande faciliteter som toaletter, parkering och första hjälpen. Om du planerar ett stort event utomhus, kan det vara värt att överväga platser med befintlig infrastruktur för ljud och ljus, vilket sparar både tid och pengar. Tänk också på hur platsens omgivning och placering kan förbättra deltagarnas upplevelse. En naturskön plats kan till exempel skapa en mer avslappnad och inspirerande atmosfär.

Kombinera flera eventtält för att skapa olika aktiveringsytor på ditt utomhusevent

Planera för vädret

Väder kan vara oförutsägbart, så ha alltid en reservplan för olika väderförhållanden. Ha regnponchos och paraplyer tillgängliga, sätt upp eventtält för att skydda mot regn och stark sol, och se till att dina eventprodukter och displaysystem är väl förankrade för att klara starka vindar. Det kan också vara bra att tillhandahålla vattenstationer.

Säkerställ att el finns vid behov

Ska ditt utomhusevent ha ljus och ljud behöver du i förväg ta reda uppkopplingsmöjligheterna på platsen. Se också över säkerheten kring elektriska installationer och se till att alla kablar och utrustning är korrekt installerade och skyddade mot väder och vind.

Skapa engagerande aktiviteter

Planera aktiviteter för utomhuseventet som passar din målgrupp och syfte. Det kan vara allt från föreläsningar och tävlingar till provsmakningar och underhållning. Engagerande aktiviteter hjälper till att hålla deltagarna intresserade och aktiva. För att skapa en varierad och dynamisk upplevelse, överväg att inkludera både interaktiva och passiva aktiviteter. Interaktiva aktiviteter, såsom workshops och spel, uppmuntrar deltagarna att delta aktivt, medan passiva aktiviteter, såsom utställningar och föreställningar, ger möjlighet till avkoppling. En fördel med utomhusevent är att du ofta har större ytor att arbeta med.

Fundera på hur dina aktiviteter och displaysystem kan komplettera varandra

Tänk på dekor och känsla

Välj färger och placering av ljus, displaysystem och trycksaker som kompletterar varandra och förstärker ditt budskap. Dekoren bör också vara funktionell och bidra till att förbättra deltagarnas upplevelse. Till exempel, använd skyltar för att tydligt markera olika områden och aktiviteter, och skapa bekväma sittplatser för avkoppling. Överväg att använda miljövänliga material och återanvändbara dekorationer för att minska miljöpåverkan och visa ditt engagemang för hållbarhet.

Använd displaysystem lämpade för utomhusevent

Använder du displaysystem som tål att vara utomhus och är lätta att transportera och sätta upp, så sparar du både tid och resurser under uppbyggnaden och nedmonteringen av eventet. Investerar du i rätt produkter så får du dessutom en hög återanvändningsgrad på displaysystemen innan de behöver bytas ut.

Några populära displaysystem och promotionmöbler för utomhusevent är:

Bean bags/saccosäckar är perfekta för loungeområden och en avslappnad atmosfär. Med eget tryck kan du enkelt profilera ditt varumärke och skapa en häftig budskapsbärare.

Solstolar/brassestolar kan tryckas med ditt företags logotyp eller budskap på tyget, vilket gör dem till en utmärkt marknadsföringskanal vid utomhusevenemang, festivaler eller strandaktiviteter.

Sittkuben/eventkuben är en riktig blickfångare. Den kan användas som sittplats, bord eller dekorativt element och är perfekt för att skapa en unik och dynamisk miljö. Med eget tryck blir eventkuben en kraftfull marknadsföringsplattform som garanterat drar uppmärksamhet. Kombinera flera kuber med olika budskap och olika storlekar för att sticka ut extra.

Diskar och podium med eget tryck att ställapå utvalda ytor eller som mingelbord.

Beachflaggor är en klassiker som är idealiska för utomhusevenemang. Med eget tryck och olika variationer av flaggor kan du enkelt kommunicera ditt budskap och skapa en stark visuell närvaro. Flaggfötterna ser också till så beachflaggan står still om det blåser.

Eventtält ger inte bara skydd mot regn och sol, med eget tryck kan du förvandla tältet till en stor reklampelare som syns från långt håll. Kombinerar du flera tält kan du också skapa lika rum och avdelningar till ditt utomhusevent.

Bannerbow är eventbåge för utomhusbruk som kan användas för att skapa uppmärksamhet till bland annat lanseringar, demo av produkter eller tjänster.

Utomhusmöbler med eget tryck på är perfekt för att lyfta atmosfären på ditt utomhusevent

Ha en plan innan, under och efter eventet

En väl genomtänkt plan hjälper dig att hålla koll på alla aspekter av eventet och säkerställer att inget glöms bort. Det kan vara bra att ha en checklista och tidslinje för att hålla reda på alla uppgifter och deadlines. Ha också en plan för att hantera eventuella problem eller nödsituationer som kan uppstå under eventet. Läs vår omfattande planeringsguide och ladda ned checklista här: Planera ett event – vad du ska tänka på.

Följ upp ditt event

Efter eventet är det viktigt att följa upp med deltagarna för att få feedback och utvärdera eventet. Skicka ut enkäter och tackmeddelanden för att visa uppskattning och samla in värdefull information för framtida evenemang. Feedback från deltagarna kan ge insikter om vad som fungerade bra och vad som kan förbättras, vilket hjälper dig att utveckla och förbättra dina framtida utomhusevent. Använd uppföljningen som en möjlighet att stärka relationen med dina deltagare och bygga långsiktigt engagemang. Genom att visa att du värdesätter deras åsikter och erfarenheter kan du öka chansen för återkommande deltagande.

Att hitta wow-faktorn som får eventdekoren att sticka ut är lite av en konst – en konst vi blivit riktigt bra på efter att ha hjälpt mängder av företag i alla storlekar och branscher under årens lopp. Tillsammans kan vi hitta lösningar som passar just era behov. Kontakta oss så hjälper dig inför nästa event.