Digitalisering & Scanning

Framtidssäkra dokumenten genom att gå från papper till skärm. Spara tid, pengar och plats på kuppen.

Vi digitaliserar dina dokument

Fördelarna med digitalisering och scanning

Den kanske mest självklara fördelen med digitalisering och scanning är sökbarheten. Genom att scanna en redan utskriven sida kan scannern identifiera orden och göra dem sökbara, filen kan sedan kompletteras med egen metadata. Istället för att dyka in i dammiga pappersarkiv kan du med några få klick hitta och strukturera information i molnet precis som du vill, när du vill.

Statistiken talar sitt tydliga språk

Faktum är att upp till 50 procent av vår arbetsdag består av att söka och leta efter information. Läs den meningen igen. Det är många timmar på ett år. Vi älskar papper men vet också att det kan vara svårt att hålla ordning på dem:

  • 7,5 procent av alla dokument förloras och 3 procent blir felarkiverade.
  • 90 procent av alla sidor som hanteras dagligen försvinner i mängden, utan att innehållet tas om hand.

 

Varför ska arkivet digitaliseras?

Dokument är sårbara när de förvaras i traditionella arkiv. En olycka kan komma i många skepnader: brand, översvämning och mögel är exempel på sådant som riskerar att förstöra viktiga papper. Betyg, ritningar och beslut – bland mycket annat – är värdehandlingar som behöver skyddas, och genom att digitalisera arkivet förebygger ni många av riskerna. Även sådant som ni behöver behålla i pappersform bör också finnas som digital kopia, ifall olyckan är framme. Ytterligare en fördel med digitala dokument är att de blir sökbara med hjälp av metadata och därmed lättare att hitta. Inte nog med det, du sparar också på ryggen när du slipper böja dig och gräva runt i dammiga arkiv.

Omfattande scanningtjänster

Men att digitalisera hela arkivet och sedan slänga alla pappren är troligtvis inte ett alternativ. Det finns mängder av dokument, exempelvis bokföring, som av legala skäl måste finnas kvar i sitt originalformat. Det är ändå bra att scanna dem som en säkerhetskopia och få dem mer lättillgängliga vid behov. Fyll på med relevant metadata som gör materialet sökbart.

Vi erbjuder flera tjänster inom scanning:

  • Scan-on-demand: Snabb och originalvårdande service.
  • Registrering av metadata.
  • Långtidslagring fysiskt och i molnet. Vi har brandklassade skåp och är vana vid hantering av sekretesshandlingar.
  • Helhetslösning: vi löser transport, kopiering av ritningsarkiv och lagrar i vårt digitala arkiv.
  • Gallring, sortering eller kategorisering till avancerade tekniska lösningar.
  • På-plats-scanning: vi installerar oss hos dig och utför uppdraget på plats.

Vi kan vår scanning, digitalisering och dokumenthantering och hjälper dig gärna, oavsett omfång på önskemål. Vi kan även exportera det digitala arkivet till valfri fysisk enhet – såsom en extern hårddisk, en CD/DVD-skiva eller ett USB-minne.

Komplettera gärna med våra lösningar inom säkerhet och sekretess om du har känsligt material.

Vill du ha en helhetslösning?

Vi har anpassade helhetslösningar där vi tar ansvar från idé till färdig produkt, det ger dig möjligheten att fokusera på rätt saker. Hör av dig så berättar vi mer.

Kontakta oss för mer info