3 snabba fördelar med digitalt arkiv

Genom att digitalisera ditt arkiv och gå från papper till skärm framtidssäkrar du dina dokument ifall en olycka skulle ske. Istället för att leta och gräva i dammiga arkiv behöver du bara klicka för att komma åt de dokument du behöver. Du sparar tid, pengar och förenklar sökbarheten.

Alla företag, myndigheter och organisationer har någon form av arkiv. Ett måste för de flesta organisationer och samtidigt en värdefull resurs. Genom att scanna in dina dokument som idag sparas i pappersform eller på bildkort förenklas all hantering och spridning av dessa. Vi har tagit fram tre fördelar som motiverar varför din verksamhet borde scanna dina dokument så att arbetsflöden kan förbättras.

1. Du framtidssäkrar dina dokument om en olycka skulle ske

Vad är din plan B om dina pappersdokument förstöras i en olycka? En olycka kan komma i många skepnader: brand, översvämning, mögel eller något så enkelt som att någon råkar spilla kaffe. Betyg, diplom och ritningar är exempel på värdehandlingar som behöver skyddas, och genom att digitalisera arkivet förebygger du många av riskerna.

2. Tillgängligheten

Med ett digitalt arkiv gör du så att dina dokument blir lättillgängliga i din verksamhet. Idag har möjligheten att kunna jobba hemifrån blivit en större del av vardagen. Då är det bra att det finns ett digitalt arkiv som förenklar arbetsflödet så att du och dina kollegor får tillgång till era dokument när som helst, var som helst.

Med ett digitalt arkiv kan du få tillgång till dokument oavsett om du arbetar på kontor eller hemma.

3. Ökar effektiviteten och produktiviteten

Visste du att genomsnittstiden för att hitta ett dokument i ett arkiv är ca 20 minuter? I ett digitalt arkiv går det bara på några sekunder då dina dokument blir sökbara med hjälp av metadata vilket medför att information blir lättare att hitta. Arbetsflödet effektiviseras och du sparar tid som du kan använda till annat.

Behöver du hjälp med att digitalisera ditt arkiv?

Arkitektkopia har en lång och gedigen erfarenhet av digitalisering och scanning. Vi kan hjälpa dig med att framtidssäkra dina dokument. Allt från pärmar, olika typer av dokument och ritningar. Oavsett om du har tusentals dokument i arkivlådorna staplade ända upp till taket eller ett fåtal dokument kan vi hjälpa dig att hantera hela processen från hämtning till scanning.

Vilka verksamheter kan dra nytta att digitalisera sitt arkiv?

Alla företag, myndigheter och organisationer som hanterar olika typer av dokument har nytta av att digitalisera sitt arkiv. Kontakta oss så hjälper vi dig att framtidssäkra dina dokument.