Digitalisera ditt fysiska arkiv

Många företag lagrar fortfarande sina viktiga dokument i fysisk form på huvudkontoret. I tider när många av oss jobbar hemifrån är det både en kostsam och omständlig lösning som inte håller i längden. Arkitektkopia hjälper dig gärna att digitalisera dina arkiv för enklare åtkomst via webben och skydd mot olyckor.

Vi på Arkitektkopia har under den senaste tiden sett en ökad efterfrågan på allt från scanning av specifika dokument till digitalisering av hela arkiv. Förutom att det underlättar arbetet under rådande pandemi, så passar även många kontor på att säkra upp sina arkiv inför framtiden. Vi utför scanning av alla möjliga typer av handlingar som exempelvis: ritningar, avtal, pärmar, bildkort, enkäter, fotografier och historiska dokument.

Fördelar med ett digitalt arkiv

Att digitalisera arkiv effektiviserar det dagliga arbetet, ökar tillgängligheten och skyddar mot olyckor. Dessutom kan du spara plats! Med ett digitalt arkiv får du:

Smidig lagring i molnet eller lokalt

Ett digitalt arkiv gör att du kan lagra dina dokument i molntjänster på nätet eller lokalt på exempelvis hårddiskar, CD/DVD-skivor och USB-minnen. Resultatet blir oavsett lagringsmedia att dina arkiv blir betydligt mer lättåtkomliga än traditionella arkiv.

Sökbara dokument med OCR-scanning

OCR-scanning (Optical Character Recognition) innebär att scannern identifierar orden i det scannade materialet och skapar sökbara dokument. Detta innebär att all text i dokumenten blir sökbar. Istället för att behöva bläddra genom pärm efter pärm är det alltså bara att skriva in det ord du letar efter och vips får du fram ett resultat som matchar din sökning. Dessutom finns möjligheter att registrera metadata vilket underlättar organisering, sökning och navigering i arkivet.

Digitalisering sparar plats och skyddar mot olyckor

Förutom att ett digitalt arkiv effektiviserar det dagliga arbetet skyddar digitalisering ditt arkiv från olyckor som brand, mögel och översvämningar. Samtidigt sparar du fysisk plats – för tänk om de där arkivrummen kunde användas till något annat?

Att digitalisera framtidssäkrar helt enkelt dina viktiga handlingar. De är skyddade från olyckor men ser också till att de finns tillgängliga i en framtid där fler av oss jobbar hemifrån.

Vi tar hand om din digitalisering

Packning, transport och förvaring

När du väl bestämt dig för att digitalisera väljer du själv om du vill transportera materialet till Arkitektkopia eller om vi ska skicka en budbil. Vi kan även hjälpa till med att organisera packning av arkivmaterialet. Materialet förvaras säkert både under transport och hos Arkitektkopia i brandsäkra skåp.

Handlingar med sekretess

Vi är även vana att hantera handlingar med hög sekretess och kan vidta extra försiktighets­åtgärder genom hela processen för att garantera säkerheten för ditt material. Det här gäller hela kedjan från transport, den fysiska hanteringen hos Arkitektkopia samt hur dokumenten sedan lagras digitalt.

Kontakta våra experter på arkitektkopia för ett framgångsrikt digitaliseringsprojekt

Arkitektkopia har lång erfarenhet av scanning och digitalisering av arkiv. För att ditt digitaliserings­projekt äntligen ska bli genomfört gäller det att göra allt i rätt ordning och med en tydlig struktur. Här är våra experter på Arkitektkopia din partner både i planering och genomförande av projektet. Kontakta oss för ett kostnadsfritt förslag!