Detta gäller när ni vill digitalisera kvitton och fakturor
Att hålla ordning på företagets bokföring är både en tidskrävande och ibland utmanande uppgift, speciellt när det handlar om manuell hantering av kvitton och fakturor i pappersform. Men det finns alternativ. Vi förklarar vad som gäller när du vill scanna och digitalisera dina kvitton och fakturor.
Detta gäller för kvitton
Får jag digitalisera papperskvitton?
Ja, det går alldeles utmärkt att fota, scanna eller på annat sätt föra över dina papperskvitton till digital form. Men även om det görs måste papperskvittot sparas i tre år, till och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades innan det får förstöras. Vad betyder det? Jo, om räkenskapsåret exempelvis sträcker sig mellan 1 juli 2017 – 30 juni 2018, då ska papperskvittot sparas i tre år och sex månader till 1 januari 2022.
Jag har tagit emot ett kvitto både digitalt och i pappersform, måste jag behålla båda?
Om ditt företag tar emot ett papperskvitto och digitalt kvitto i nära anslutning till varandra få ni välja vilket kvitto som ska sparas. Det innebär att om företaget sparar det digitala kvittot kan papperskvittot kastas.
Om ditt företag däremot först tar emot ett papperskvitto som ni sedan fotograferar eller scannar in, då måste papperskvittot sparas i tre år. Först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får papperskvittot förstöras. Det räknas som att företaget överför fakturan från en form till en annan.
En anställd har gjort ett utlägg för företagets räkning, i vilken form ska kvittot sparas?
Om en anställd gör ett inköp för företagets räkning är de kvitton den anställde tar emot företagets och hanteras som att det var företaget som gjorde inköpet. Om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det sparas och arkiveras. Om den anställde tar emot ett elektroniskt kvitto, ska det sparas på elektronisk väg.
Detta gäller för fakturor
Får jag digitalisera fakturor?
Ja, det är inga problem. Precis som med kvitton kan ditt företag föra över pappersfakturor till ett annat medium, exempelvis scanna era fakturor och göra dem digitala. Pappersfakturan måste sparas i tre år, först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får pappersfakturan förstöras.
Mitt företag har mottagit en elektronisk faktura, trots att vi bara har pappersbaserad fakturahantering – hur länge måste vi spara den elektroniska fakturan?
En elektronisk faktura får skrivas ut och sparas i pappersform. Men den elektroniska fakturan måste fortfarande sparas i tre år. Först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får den elektroniska fakturan förstöras.
Jag har tagit emot en faktura både digitalt och i pappersform, måste jag behålla båda?
Om ditt företag har tagit emot både en pappersfaktura och en elektronisk faktura i anslutning till varandra kan ni välja vilken ni vill spara – och om ni vill – förstöra den andra.
Om ditt företag däremot tar emot en pappersfaktura som ni scannar in och gör digital måste pappersfakturan sparas i tre år. Först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får pappersfakturan förstöras. Det räknas som att företaget överför fakturan från en form till en annan.
Arkivering av räkenskapsinformation
Kvitton och fakturor ingår i ett företags räkenskapsinformation som måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, oavsett om det är i pappersform eller elektronisk form. Om räkenskapsåret sträcker sig mellan 1 juli 2017 – 30 juni 2018, då ska räkenskapsinformationen sparas i sju år och sex månader till 1 januari 2026.
Vilket ansvar har scanningföretag?
Ibland vill företag scanna in sin pappersbaserade bokföring och göra den digital. I de fallen kan de anlita ett scanningföretag som gör jobbet åt dem. Ett scanningföretag är ofta bundet via avtal med uppdragsgivaren att ta hand om originalhandlingarna, scanna in dem och göra dem digitala. Precis som vi pratat om i den här artikeln måste pappershandlingarna fortfarande sparas i tre år innan de kan förstöras och ses som överförda till elektronisk form.
Bokföringslagen
All information vi pratar om i den här artikeln går att finna i 7 kap, 6 § Bokföringslagen.
Relaterade artiklar
5 saker att tänka på när du beställer trycksaker
När du beställer trycksaker kan det vara svårt att veta exakt vilken information som ska skickas med. Vi listar fem...
Därför ska du välja print on demand
Print on demand (POD) är enkelt förklarat att du bara trycker precis den upplaga du behöver. Det kallas ibland också...
Vikten av klimatkompenserade trycksaker
Genom olika miljövänliga val kan vi sänka nivån på våra utsläpp och minska vårt ekologiska avtryck. Arkitektkopia klimatkompenserar på flera...
Så räknar du ut vikten på trycksaken
Det är inte alltid enkelt att hålla ordning på vikten. Pappersvikten alltså. Med formel, tabell och några vanliga referenser blir...
Svåra ord i tryckbranschen
Alla branscher har unika uttryck som kan vara svåra att förstå – och tryckbranschen är inte ett undantag. Därför har...
Skylta med lösningar – inte bara förbud
Informationsskyltar som förklarar vad man inte får göra är ofta negativt laddade. Även om det ibland kan vara viktigt att...
Få koll på de vanligaste filformaten
Det är lätt att gå vilse i djungeln av filformat, det som lämpar sig bäst för ett specifikt tillfälle kan...
8 färgkombinationer för din grafiska profil
Att ha koll på vad färger signalerar är en viktig del av att sätta ditt varumärke på kartan. Vi listar...