• Hem
  • /Akademi
  • /Detta gäller när ni vill digitalisera kvitton och fakturor

Detta gäller när ni vill digitalisera kvitton och fakturor

Många fakturor ligger på golvet, digitalisera dem istället

Att hålla ordning på företagets bokföring är både en tidskrävande och ibland utmanande uppgift, speciellt när det handlar om manuell hantering av kvitton och fakturor i pappersform. Men det finns alternativ. Vi förklarar vad som gäller när du vill scanna och digitalisera dina kvitton och fakturor.

Detta gäller för kvitton

Får jag digitalisera papperskvitton?

Ja, det går alldeles utmärkt att fota, scanna eller på annat sätt föra över dina papperskvitton till digital form. Men även om det görs måste papperskvittot sparas i tre år, till och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades innan det får förstöras. Vad betyder det? Jo, om räkenskapsåret exempelvis sträcker sig mellan 1 juli 2017 – 30 juni 2018, då ska papperskvittot sparas i tre år och sex månader till 1 januari 2022.

Jag har tagit emot ett kvitto både digitalt och i pappersform, måste jag behålla båda?

Om ditt företag tar emot ett papperskvitto och digitalt kvitto i nära anslutning till varandra få ni välja vilket kvitto som ska sparas. Det innebär att om företaget sparar det digitala kvittot kan papperskvittot kastas.

Om ditt företag däremot först tar emot ett papperskvitto som ni sedan fotograferar eller scannar in, då måste papperskvittot sparas i tre år. Först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får papperskvittot förstöras. Det räknas som att företaget överför fakturan från en form till en annan.

En anställd har gjort ett utlägg för företagets räkning, i vilken form ska kvittot sparas?

Om en anställd gör ett inköp för företagets räkning är de kvitton den anställde tar emot företagets och hanteras som att det var företaget som gjorde inköpet. Om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det sparas och arkiveras. Om den anställde tar emot ett elektroniskt kvitto, ska det sparas på elektronisk väg.

Pappersfakturan som har digitaliseras måste sparas i tre år

Detta gäller för fakturor

Får jag digitalisera fakturor?

Ja, det är inga problem. Precis som med kvitton kan ditt företag föra över pappersfakturor till ett annat medium, exempelvis scanna era fakturor och göra dem digitala. Pappersfakturan måste sparas i tre år, först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får pappersfakturan förstöras.

Mitt företag har mottagit en elektronisk faktura, trots att vi bara har pappersbaserad fakturahantering – hur länge måste vi spara den elektroniska fakturan?

En elektronisk faktura får skrivas ut och sparas i pappersform. Men den elektroniska fakturan måste fortfarande sparas i tre år. Först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får den elektroniska fakturan förstöras.

Jag har tagit emot en faktura både digitalt och i pappersform, måste jag behålla båda?

Om ditt företag har tagit emot både en pappersfaktura och en elektronisk faktura i anslutning till varandra kan ni välja vilken ni vill spara – och om ni vill – förstöra den andra.

Om ditt företag däremot tar emot en pappersfaktura som ni scannar in och gör digital måste pappersfakturan sparas i tre år. Först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får pappersfakturan förstöras. Det räknas som att företaget överför fakturan från en form till en annan.

Arkivering av räkenskapsinformation

Kvitton och fakturor ingår i ett företags räkenskapsinformation som måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, oavsett om det är i pappersform eller elektronisk form. Om räkenskapsåret sträcker sig mellan 1 juli 2017 – 30 juni 2018, då ska räkenskapsinformationen sparas i sju år och sex månader till 1 januari 2026.

Vilket ansvar har scanningföretag?

Ibland vill företag scanna in sin pappersbaserade bokföring och göra den digital. I de fallen kan de anlita ett scanningföretag som gör jobbet åt dem. Ett scanningföretag är ofta bundet via avtal med uppdragsgivaren att ta hand om originalhandlingarna, scanna in dem och göra dem digitala. Precis som vi pratat om i den här artikeln måste pappershandlingarna fortfarande sparas i tre år innan de kan förstöras och ses som överförda till elektronisk form.

Bokföringslagen

All information vi pratar om i den här artikeln går att finna i 7 kap, 6 § Bokföringslagen.

Vad behöver du hjälp med?

  • Genom att klicka på skicka godkänner du vår integritetspolicy och hantering av personuppgifter.
  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.
Välkommen till en värld av trycksaker - Arkitektkopia