Skapa visitkort effektivt med hjälp av variabeldata

Använd funktionen för datasammanfogning i InDesign för att skapa olika varianter av ditt dokument. Med hjälp av variabeldata ser du dessutom till att de är personligt anpassade. Vi förklarar hur du enkelt och effektivt skapar tusentals trycksaker på en och samma gång.

När kan man använda datasammanfogning?

Ibland vill du skapa varianter av ditt dokument där alla exemplar har likadant format, men en del av innehållet varierar. Ett typiskt exempel är visitkort. Säg att du vill skapa ett gäng där alla har samma design, men varje enskilt kort behöver göras unikt med namn, jobbtitel och kontakt­uppgifter. Sådana personliga uppgifter är typiska exempel på variabeldata, det vill säga information som varierar från dokument till dokument. Med en datasammanfogning (eller data merge på engelska) fylls informationen i automatiskt på varje kort och du behöver inte lägga onödig tid på att göra jobbet.

Hur gör man då?

Först av allt behöver du en fil som innehåller all information som ska tryckas, till exempel namn, jobbtitlar och kontaktuppgifter. Du kan skapa den i Excel och sedan spara som en tabbavgränsad textfil (.txt). I InDesign skapar du själva mallen för visitkortet där informationen ska in. Där ska det finnas platshållare för allt som ska fyllas i, till exempel en adressruta eller en rad för namn.

Se till att strukturera Excel-filen så att all information hamnar på rätt plats. Den översta raden bör till exempel innehålla de kategorier du vill ha med i visitkortet, som namn, företag och adress. På raderna under skriver du in all personlig information. Det innebär att fälten som löper lodrätt under namn ska innehålla alla de enskilda namn som ska stå i de olika korten. Spara sedan Excel-filen som en tabbavgränsad textfil (.txt).

Nu är det dags att föra över informationen från textfilen till mallen i ditt InDesign-dokument. I InDesign går du in under fönster och väljer sedan tillbehör för att öppna panelen för datasammanfogning. Sedan klickar du på välj datakälla i menyn och öppnar din textfil. Nu kommer kategorierna som du skrev på den översta raden att synas i panelen. Dubbelklicka på dem för att placera in dem i mallen och välj sedan vilka typsnitt och färger de ska ha.

För att dubbelkolla att allt ser ut som du vill ha det kan du klicka på förhandsvisa längst ner på panelen. Om du är nöjd är det dags att lägga sista handen vid verket och du antingen skapa ett dokument med alla visitkort som separata sidor i InDesign eller exportera direkt till PDF. Genom att skapa ett dokument med alla sidor kan du enkelt gå in och redigera separat sidor om du vill att någon enstaka sida ska skilja sig ifrån mallen. Klicka på skapa sammanfogat dokument, när du gör detta fylls uppgifterna från textfilen automatiskt i och det skapas kopior av din mall som alla innehåller individuell information. Känner du dig däremot nöjd och vill skapa en PDF direkt klickar du på Exportera till PDF. Vips har du ett helt gäng personliga trycksaker – utan större ansträngning.

Ibland finns det tomma rader, till exempel när vissa uppgifter saknas. Du kan då gå till samma meny där du tidigare valde datakälla och klicka på alternativ för innehållsplacering. Där bockar du i ta bort tomma rader för tomma fält. Det kan också hända att InDesign varnar för överskjutande text efter att du har sammanfogat dina dokument. Detta löser du genom att gå tillbaka till de angivna sidorna och justera dem manuellt.

Att använda variabeldata på det här viset gör det enkelt för dig att göra dina utskick personliga. Förutom visitkorten kan du också skapa inbjudningar, vykort eller biljetter – bland mycket annat. Endast fantasin sätter gränser!