• Hem
  • /Akademi
  • /Skapa visitkort effektivt med hjälp av variabeldata

Skapa visitkort effektivt med hjälp av variabeldata

Skapa ditt visitkort med hjälp av datasammanfogning

Använd funktionen för datasammanfogning i InDesign för att skapa olika varianter av ditt dokument. Med hjälp av variabeldata ser du dessutom till att de är personligt anpassade. Vi förklarar hur du enkelt och effektivt skapar tusentals trycksaker på en och samma gång.

När kan man använda datasammanfogning?

Ibland vill du skapa varianter av ditt dokument där alla exemplar har likadant format, men en del av innehållet varierar. Ett typiskt exempel är visitkort. Säg att du vill skapa ett gäng där alla har samma design, men varje enskilt kort behöver göras unikt med namn, jobbtitel och kontakt­uppgifter. Sådana personliga uppgifter är typiska exempel på variabeldata, det vill säga information som varierar från dokument till dokument. Med en datasammanfogning (eller data merge på engelska) fylls informationen i automatiskt på varje kort och du behöver inte lägga onödig tid på att göra jobbet.

Hur gör man då?

Först av allt behöver du en fil som innehåller all information som ska tryckas, till exempel namn, jobbtitlar och kontaktuppgifter. Du kan skapa den i Excel och sedan spara som en tabbavgränsad textfil (.txt). I InDesign skapar du själva mallen för visitkortet där informationen ska in. Där ska det finnas platshållare för allt som ska fyllas i, till exempel en adressruta eller en rad för namn.

Se till att strukturera Excel-filen så att all information hamnar på rätt plats. Den översta raden bör till exempel innehålla de kategorier du vill ha med i visitkortet, som namn, företag och adress. På raderna under skriver du in all personlig information. Det innebär att fälten som löper lodrätt under namn ska innehålla alla de enskilda namn som ska stå i de olika korten. Spara sedan Excel-filen som en tabbavgränsad textfil (.txt).

Med hjälp av Excel kan du enkelt strukturera upp din fil

Kom ihåg att spara din fil som tabbavgränsad text (.txt)

Nu är det dags att föra över informationen från textfilen till mallen i ditt InDesign-dokument. I InDesign går du in under fönster och väljer sedan tillbehör för att öppna panelen för datasammanfogning. Sedan klickar du på välj datakälla i menyn och öppnar din textfil. Nu kommer kategorierna som du skrev på den översta raden att synas i panelen. Dubbelklicka på dem för att placera in dem i mallen och välj sedan vilka typsnitt och färger de ska ha.

Panelen för datasammafogning finns under menyn Fönster i InDesign

Dubbelklicka på en kategori för att placera ut den i InDesignmallen

Genom förhandsvisningen visas den riktiga data och du kan även stega igenom alla visitkorten

För att dubbelkolla att allt ser ut som du vill ha det kan du klicka på förhandsvisa längst ner på panelen. Om du är nöjd är det dags att lägga sista handen vid verket och klicka på skapa sammanfogat dokument. När du gör detta fylls uppgifterna från textfilen automatiskt i och det skapas kopior av din mall som alla innehåller individuell information. Vips har du ett helt gäng personliga trycksaker – utan större ansträngning.

För att få ut alla visitkort som separata sidor klickar du på Skapa sammanfogat dokument

Man kan välja att skapa det sammanfogade dokumentet med alla eller enstaka poster

Ibland finns det tomma rader, till exempel när vissa uppgifter saknas. Du kan då gå till samma meny där du tidigare valde datakälla och klicka på alternativ för innehållsplacering. Där bockar du i ta bort tomma rader för tomma fält. Det kan också hända att InDesign varnar för överskjutande text efter att du har sammanfogat dina dokument. Detta löser du genom att gå tillbaka till de angivna sidorna och justera dem manuellt.

Att använda variabeldata på det här viset gör det enkelt för dig att göra dina utskick personliga. Förutom visitkorten kan du också skapa inbjudningar, vykort eller biljetter – bland mycket annat. Endast fantasin sätter gränser!

Skapa dina egna visitkort

Skapa dina egna visitkort

Ladda gärna ner våra dummyfiler om du vill ha en grund för att snabbt komma igång med skapandet av dina visitkort. Eller något helt annat som man kan dra nytta av variabeldatans funktionalitet.

Det enda du behöver är en dator med InDesign installerat på och du är redo för att skapa egna filer med hjälp av variabeldata.

Vad behöver du hjälp med?

  • Genom att klicka på skicka godkänner du vår integritetspolicy och hantering av personuppgifter.
  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.
Välkommen till en värld av trycksaker - Arkitektkopia