Att tänka på när du planerar ett event

Är du mitt uppe i planeringen av ett event? Förberedelser och framförhållning är såklart det första steget till ett lyckat event men sen kommer även transport, uppsättning och slutligen nedplockning. Här går vi genom de viktigaste stegen när du planerar ett event och vilka moment du bör ha koll på inför, under och efter ditt event.

Inför eventet

Veckorna innan ett event kan det vara bra att fundera på vilket material som redan finns tillgängligt och vad som behöver beställas.

En viktig fråga att ställa sig under hela planeringsprocessen: Är materialet som ska presenteras sammanhållet? Har exempelvis pennorna samma logotyp som den som finns på expomaterialet? Vi har sammanfattat en checklista att använda när du planerar ditt event.

Rollups och monterväggar

Har du rollups eller monterväggar sedan tidigare är det viktigt att kontrollera dem i god tid innan eventet. Bildvåden kan ha tagit skada av hårdhänt behandling eller felaktig förvaring. Dessutom kan du ställa dig frågan om budskapet på bildvåden matchar vad du vill förmedla just nu eller om det kanske är dags att uppdatera. Behöver du byta ut ditt budskap behöver du sällan byta ut hela systemet. Beställ istället en ny bildvåd till det system du redan har, det är dessutom bättre för miljön!

Belysning

Standardbelysningen i mässhallar brukar sällan vara optimal. Ta med belysning du litar på så du inte behöver upptäcka att din monter, dina budskap och din logotyp dränks i skymningsbelysning från undermåliga lysrör.

Checklista belysning

• Har dina rollups och monterväggar tillhörande belysning?
• Behöver de belysning (om de inte har det)?
• Glöm inte att testa så att belysningen fungerar!

Bord och diskar – Vad ska finnas runt? Vad ska finnas på?

Bord och diskar blir en naturlig mötesplats för dig och dina besökare. En disk är dessutom ett bra ställe att lägga broschyrer, giveaways och visitkort på. Eller varför inte ta med ett hopfällbart broschyrställ för dina broschyrer, så kan du använda disken till annat.

Om du tagit med dig en disk med exponeringsyta är det även här viktigt att se till att den är hel och går i linje med budskapet du vill förmedla.

Du måste också bestämma dig för om det behövs stolar och vilken höjd som passar bäst för de bord du valt. Att ha med en skön soffa kan även bidra till att besökare känner sig bekväma och stannar kvar längre i montern. Fler besökare gör att nya besökare blir nyfikna.

Golvet

Golvet är nog den del av en monter som oftast förbises. Samtidigt erbjuder golvet goda möjligheter till exponering genom exempelvis golvdekaler och mattor. Att använda mattor i en monter har dessutom en ljuddämpande effekt vilket är en fördel i en bullrig omgivning.

Profilering

Hur ska du och dina kollegor visa för besökarna att ni tillhör samma team? Och hur ska ni göra det på bäst sätt? Profilkläder med ditt företags logotyp är ett exempel. En namnbricka presenterar både dig och företaget för besökarna. Är namnbrickan dessutom snygg kan du och dina kollegor bära den med stolthet!

Vad ska besökarna ta med sig från eventet?

Ställ dig frågan: När besökarna väl har lämnat eventet vad ska de ha med sig för att bli påminda om ditt företag? Se till att dina broschyrer, flyers och visitkort innehåller kontaktuppgifter till ditt företag. På så sätt underlättar du för fortsatt kontakt mellan dig och besökaren. Att dela ut användbara föremål som exempelvis pennor är ett klassiskt trick för att se till att besökarna blir påminda om ditt företag även i framtiden.

Övriga tips

För att garantera att det finns strömförsörjning till belysning, datorer och mobilladdare: se till att ta med extra förlängningssladdar och grenuttag. Hellre en sladd för mycket än för lite. Ska du servera kaffe till besökarna? Då behövs termos, koppar samt tillbehör efter tycke och smak. Kaffet måste även bryggas någonstans vilket kan bli ett mer eller mindre utmanade logistiskt projekt beroende på var evenemanget ska ta plats någonstans.

Packning och transport

Se till att du gjort en packlista med allt som ska med till eventet. När allt är nedpackat kan det även vara bra att fotografera av innehållet i väskor och transportboxar – Då blir det enklare att packa ihop allt sen!

Checklista transport

• Finns det transportboxar?
• Har du gjort en packlista?
• Har du färgkodat?
• Har du fotograferat?
• Har du ordnat med egen transport eller behövs budbil?

Efter eventet

När eventet väl är slut vill nog de flesta packa ihop snabbt och åka hem. Att ta med i planeringen vad som händer även efter eventet kan förutom att förlänga livslängden på materialet du tagit med (och därmed spara pengar) även göra att du kommer hem snabbare och smidigare.

När det är dags att packa – igen

En systematisk nedpackning med packlista och fotografier lönar sig även här. Du vet vad som ska packas ner och behöver inte oroa dig för att något saknas.

• När du packar ner känsligare material som rollups och monterväggar se till att inte stressa. Packar du ner dem på ett korrekt sätt håller de längre och tar oftast mindre plats!
• Det mesta av materialet som du tagit med till eventet kommer antagligen inte användas förens nästa event – se därför till att packa på ett sätt som gör det enkelt att packa upp igen.

Arkitektkopia kan även hjälpa dig med förvaring, transport och besiktning av ditt expomaterial. Det enda du behöver göra är att bestämma var och när du vill ha dem så ser vi till att ditt montermaterial finns på plats. Smidigare än så blir det nästan inte! Hör av dig till oss så berättar vi mer.

Har du ont om tid?

Beställer du hos Arkitektkopia tar det normalt 5-7 arbetsdagar från beställning till leverans. Har du ändå ont om tid? Lugn, vi hjälper dig. Arkitektkopia tar emot beställningar med kort varsel. Mot ett expresstillägg kan beställningar få extra hög prioritet. Resultatet blir kortare produktions- och leveranstid utan att tumma på kvalitén. Tveka inte att höra av dig så berättar vi mer!