Guide: Skapa trycksaker med variabeldata

Använd funktionen för datasammanfogning i InDesign för att skapa olika varianter av ditt dokument. Med hjälp av variabeldata ser du dessutom till att de är personligt anpassade. Vi förklarar hur du enkelt och effektivt skapar tusentals trycksaker på en och samma gång.

Senast uppdaterad den 6 december 2019

Variabeldata i InDesign

Ibland vill du skapa varianter av ditt dokument där alla exemplar har likadant format, men en del av innehållet varierar. Exempel är vykort, inbjudningar, visitkort, biljetter, DR-utskick och flyers – bland mycket annat. Endast fantasin sätter gränser!

Vi kommer att gå igenom steg-för-steg hur du skapar personliga trycksaker.

Säg att vi jobbar på en resebyrå och vill skicka ut ett personligt vykort till våra kunder med en bild på deras senaste resmål och en QR-kod som leder till ett erbjudande anpassat till kunden.

Steg 1 – sätt ihop textfilen

Först av allt behöver du en fil som innehåller all information som ska tryckas, till exempel namn, adressuppgifter och bild. Du kan skapa den i Excel och sedan spara som en tabbavgränsad textfil (.txt). Se till att strukturera Excel-filen så att all information hamnar på rätt plats. Den översta raden bör till exempel innehålla de kategorier du vill ha med i trycket, som namn, adress, QR-kod och bild. På raderna under skriver du in all personlig information. Det innebär att fälten som löper lodrätt under namn ska innehålla alla de enskilda namn som ska stå i de olika korten. Spara sedan Excel-filen som en tabbavgränsad textfil (.txt).

Bilder

Vill du använda bilder skriver du in @image i fälten som löper lodrätt – under det infogar du bildfilernas benämningar. Därefter lägger du bilderna i samma mapp som du har sparat din exporterade textfil, då räcker det med att bara skriva bildnamnet plus filtillägg (amsterdam.jpg) i @image-kolumnen och databasen hittar rätt bild direkt. Du slipper alltså krångla med sökvägar som tappar kopplingen så fort du flyttar runt bland mapparna.

Dyker det upp ett felmeddelande?
Excel har reserverat snabel-a så att det fungerar som ett kommando för funktioner. För att komma runt detta lägger du till en apostrof (‘) före snabel-a.

QR-koder

För att infoga en QR-kod går du till ett av fälten i den översta raden och skriver in #QR. Precis som när du infogar text och bilder ska all unik information in i fälten som löper lodrätt under det. Här är det alltså URL-länkarna som ska skrivas in.

Steg 2 – skapa en design

Skapa din layout i InDesign eller använd en befintlig mall. Behöver du inspiration kan du läsa våra guider Så gör du en flyer eller Så designar du ditt visitkort

Steg 3 – Koppla textfilen

I InDesign går du in under fönster och väljer sedan tillbehör för att öppna panelen för datasammanfogning. Sedan klickar du på välj datakälla i menyn och öppnar din textfil. Nu kommer kategorierna som du skrev på den översta raden att synas i panelen. Ställ dig i ett textfält där du vill ha ut din data och dubbelklicka på dem för att placera in dem i mallen. Därefter kan du välja vilka typsnitt och färger de ska ha.

Steg 4 – Förhandsvisa och kontrollera

För att dubbelkolla att allt ser ut som du vill ha det kan du klicka på förhandsvisa längst ner på panelen. I förhandsvisningen kan du stega igenom alla rader i din textfil för att se att allt ser ut som det är tänkt.

Steg 5 – sätt ihop dokumentet

När du är nöjd är det dags att lägga sista handen vid verket och du har två val att gå vidare på exportera direkt till PDF eller skapa ett sammanfogat dokument.

Exportera till PDF

Känner du dig nöjd med alla sidor och vill skapa en PDF direkt klickar du på Exportera till PDF. I steg 2 för export till PDF kan du välja om du vill sammanfoga alla sidor eller ett intervall.

Sammanfogat dokument

När du skapar ett sammanfogat dokument sätts alla sidor ihop till ett nytt InDesign-dokument. Länken till textfilen bryts och du kan enkelt gå in och redigera separat sidor om du vill att någon enstaka sida ska skilja sig ifrån mallen. Ett exempel är om någon har ett mycket längre namn än övriga och därmed hamnar på två rader, då kan du i det sammanfogade dokumentet minska ner storleken på typsnittet bara på den sidan. Observera att om du har många poster kan det ta längre tid att sätta ihop ditt dokument och då är det bättre att spara ut det i intervall.

Klicka på skapa sammanfogat dokument, när du gör detta fylls uppgifterna från textfilen automatiskt i och det skapas kopior av din mall som alla innehåller individuell information. I steg 2 för sammanfogat dokument kan du välja om du vill sammanfoga alla sidor eller ett intervall. Sedan exporterar du den sammanfogade filen som vanligt till PDF via Arkiv och Exportera.

En lyckad sammanfogning

Får du den här notisen – då har allt gått bra när du skapade din sammanfogning.

Fel vid sammanfogningen

Det kan hända att InDesign varnar för överskjutande text efter att du har sammanfogat dina dokument, då kan det se ut så här. Detta löser du genom att gå tillbaka till de angivna sidorna och justera dem manuellt.

Ibland kan något ord vara längre än textblocket, då visas den här varningen

I vårt fall var textblocket för litet för att få plats med landet Nya Zeeland och textblocket kan förstoras för att få plats med hela ordet

Flera funktioner

Ibland finns det tomma rader, till exempel när vissa uppgifter saknas. Du kan då gå till samma meny där du tidigare valde datakälla och klicka på alternativ för innehållsplacering. Där bockar du i ta bort tomma rader för tomma fält. Via sammanfogningsfunktionen kan man även välja att flera poster ska placeras på samma sida, praktiskt om man vill skjuta ut sin mindre trycksak och minimera antal papper vid utskrift.

Klart!

Vips så har du ett helt gäng personliga trycksaker – utan större ansträngning.